Oficina Móvil – El Reto de su Implementación

La Forma de Trabajar Esta Cambiando

Los servicios de comunicación en la nube y la constante evolución de las formas de trabajo hacen que las empresas tomen la decisión de cambiar su forma de operarar  apuntando a la implementación de una oficina móvil. La digitalización de la empresa y el mantenimiento del servicio al cliente son un reto y a través de soluciones de comunicación corporativa, tal como centrales telefónicas en la nube, las personas pueden afrontarlo.

El concepto de oficina móvil permite realizar desde cualquier lugar o país muchas de las funciones que se desarrollan en la oficina física tradicional. Para lograr tener una oficina móvil, la empresa debe contar con sistemas adecuados para mantener la información de las operaciones de la empresa y una tecnología de telecomunicaciones en la nube eficiente que permita mantener el contacto permanente con los clientes. Sin embargo, se deben tomar en consideración los temas de disponibilidad, calidad en el servicio y la seguridad de la información.

Implementando Oficinas Móviles Eficientes

Para transformar tu negocio en una oficina móvil, es necesario planificar este proceso adecuadamente, para evitar problemas en el servicio a tus clientes. Tener lista una oficina móvil de una manera eficiente en tu empresa significa seguir una evaluación juiciosa de las necesidades y limitaciones de la empresa. También, debes definir claramente los roles de cada una de tus colaboradores. Existen algunos componentes básicos para tener tu oficina móvil que te damos a conocer a continuación:

  • Desarrollar protocolos de reuniones de trabajo con tu equipo: 

    Cada miembro de tu empresa debe conocer las reglas para mantener reuniones a distancia de manera efectiva. El primer paso es desarrollar aquellas normas que rijan para este tipo de trabajo. Dentro de estas normas se detallan horarios, frecuencia y herramientas necesarias. Cloud PBX ofrece la posibilidad de implementar estas normas en tu empresa, con sus características de Team Work.

  • Construir un entorno de confianza: 

    Usa tu estrategia de oficina móvil como una oportunidad de fortalecer la confianza y relaciones entre tus colaboradores y el nivel gerencial. El monitoreo rígido del equipo de trabajo entorpece la productividad y crea entornos de desconfianza. Establecer y consensuar métricas asegura la productividad de la empresa en el largo plazo.

  • Monitorear el rendimiento: 

    Mantén a tus colaboradores motivados en su trabajo a través de información eficiente de sus logros empresariales. Los teletrabajadores no crean ineficiencias en la empresa, sino que las desenmascaran.

  • Mantente Conectado: 

    Asegúrate que tu equipo use los mejores medios de comunicación. Comprometete a cumplir periodos de respuesta adecuados. Revisa nuestras características para que veas que Cloud PBX puede ayudarte a cumplir estos compromisos con costos asequibles.

  • Eficiencia por resultados, no por presencia física: 

    No confundas actividades de trabajo con los resultados que éstas producen. Establece una definición clara de los objetivos y de los resultados esperados. Evita que tus colaboradores realicen actividades que no producen resultados y que son irrelevantes para tu negocio.

Ventajas de Convertir tu Negocio en una Oficina Móvil

Las preguntas básicas son¿Porqué es necesario tener una oficina móvil? ¿Porqué tengo que cambiar la forma de operar mi negocio, si así lo he venido manejando por mucho tiempo? Las respuestas son muchas veces simples, pero el hacerlo conlleva una fuerte toma de decisión. Primero, la oficina móvil te permitirá obtener mejores oportunidades de negocios; tu y tus colaboradores se encuentran donde el mercado los requiera. Segundo, implementar una oficina móvil es una decisión gerencial que debe ser bien analizada  y   se debe seguir adelante si consideras que la incorporación de tecnología te permitirá dar un salto más allá, alejarte de tu competencia y mejorar las relaciones con tus clientes.

  • Primero, trabajar desde cualquier parte.- 

    El acceder a tus datos e información, y facilitar la comunicación con tus clientes con aplicaciones móviles es la principal ventaja de la oficina móvil. El trabajo no se detiene porque no estas en tu oficina, ya que tienes los recursos disponibles en tu mano. Hoy en día los clientes demandan urgencia y si no estamos preparados para suplirla en el momento justo, siempre habrán competidores con métodos de respuestas más rápidos que cubrirán esas necesidades.

  • Reducción de costos.-

    Desde el punto de vista financiero, los costos de inversión y de operación se reducirán, puesto que haces uso de recursos compartidos en la nube. No necesitas adquirir complejos equipos tecnológicos, el flujo de información y de comunicaciones se lo hace a través de Internet, por lo que verás reducciones importantes en tus planillas telefónicas.

  • Disponibilidad horaria.-

    Tu empresa abrirá más tiempo las puertas y por tanto tus clientes estarán más felices. Tus colaboradores podrán ofrecer servicios de calidad mundial mediante soluciones de telecomunicaciones unificadas en la nube. También podrás atender a tus clientes internacionales ya que pones a disposición horarios extendidos.

  • Movilidad.- 

    Ahora tu Smartphone es tu oficina móvil, por eso tendrás movilidad y libertad al momento de trabajar. Trabaja desde donde quieras y a la hora que desees. Tu oficina estará donde tú estés, haz lo que muchas empresas internacionales ya están haciendo.

  • Ayuda al medio ambiente.-

    Evita desplazamientos innecesarios en horas pico. Ayuda al ambiente y genera nuevos valores de Responsabilidad Ambiental Corporativa de acuerdo a las tendencias del mundo actual.

¿Qué necesitas para convertir tu negocio en una oficina móvil? 

Las ventajas son innumerables, pero al momento de iniciar con tu oficina móvil requieres organización y estrategias claras. Aquí te damos algunos consejos de lo que requieres para tu oficina móvil.

A continuación algunas recomendaciones:

  Resultado de imagen para gestion de documentos icono         1. Gestión de Documentos.-  Acceder a discos digitales compartidos, bases de datos y sistemas empresariales desde múltiples localizaciones. Indudablemente Dropbox, SkyDrive, Google Drive son indispensables. Antes de iniciar a compartir documentos debes crear una estructura adecuada. La variedad de aplicaciones de almacenamiento en la nube te da la opción de mantener tus datos de   forma segura y disponible en cualquier momento.

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 2. Aplicaciones Corporativas.- Un sistema de Gestión de Clientes es fundamental. CRM por su siglas en ingles te permite gestionar las relaciones con tus clientes de forma efectiva. Nosotros en Cloud PBX te ofrecemos un CRM integrado con tu central telefónica en la nube. Además, podrás mantener un repositorio de información e integrarlo a tu correo electrónico corporativo.           

 3. Aplicaciones para Comunicaciones.- La globalización exige mantener contacto con los clientes, proveedores y colaboradores. Por eso mantener un sistema de comunicaciones unificadas en la nube es una de las piezas más importantes en el rompecabezas. Si necesitas organizar video-conferencias, Cloud PBX te posibilita realizarlo. Además de crear un canal de comunicación entre tus colaboradores y así generar ahorros en tiempo y en dinero.                

Finalmente, la amplia gama de soluciones hacen que seleccionar una u otra sea complejo. En Cloud PBX hemos seleccionado las soluciones de nivel mundial para que no te rompas la cabeza lidiando con muchos proveedores. Hemos adaptado los planes para ajustarnos al tamaño de tu empresa y a tus necesidades.

Visitamos: www.centraltelefonicaenlanube.com

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